如何举办有效的医疗办公室会议

如果以有效和富有成效的方式使用，医务室工作人员会议可以非常有效。会议是整个实践的一种很好的沟通方式，应该定期举行。当每周，每两周甚至每月安排会议时，经理和员工可以及时解决办公室内的问题。

很多时候，如果没有足够的计划来适应时间限制或者所提供的信息没有得到妥善组织，会议就会变得无效。您可以通过以下几种方式举办更有效的医疗办公室会议。

1

议程

制定标准议程使您能够按重要性顺序在每次会议上处理关键主题。这使得每次会议都能顺利进行并保持主题，并有足够的时间讨论所有最重要的主题。

很多时候会议将在预定时间内进行，但只要重要问题得到解决，您的会议就可以准时结束。

典型的会议议程包括：

1. 欢迎和介绍
2. 缺勤
3. 上一次会议的会议记录
4. 上次会议产生的问题
5. 按重要性顺序讨论的项目清单
6. 允许员工提出其他主题的任何其他业务
7. 下次会议的任何新业务
8. 会议结束

在项目列表中，包括应在每次会议上处理的标准项目。这些可能是感染控制，HIPAA和财务目标。

查找以前议程中的重复项目，例如声明拒绝，漫长的等待时间和患者满意度问题。

2

适应患者护理需求的频率和时间长度

办公室会议的频率和时间长短取决于几个因素。由于医疗办公室的时间限制，会议不应干扰患者护理。

安排会议的最佳时间是在一小时后或在一天的缓慢时段。这样会议几乎没有中断，可以按时开始和结束。每两周或每月举行的员工会议持续时间不超过一小时会更方便。

一些管理人员可能还希望每月与较小的团体或个别工作人员会面，以解决更具体的主题。这是一个经常被排除在会议计划之外的重要步骤。

较小的团体或个人会议允许人们提出或讨论他们可能不愿意在更大的团体面前谈论的话题。管理人员也可以将此作为与员工讨论机密问题的机会，而不会让任何人感到被挑出来。

3

讨论医疗环境中的重要项目

虽然每个办公室都不同，但医疗办公室的动态性质非常相似。每次会议都应触及某些主题，以确保您的医疗办公室符合州和联邦指南。

HIPAA

所有医疗服务提供者都有责任让他们的员工接受有关HIPAA合规性的培训和信息。无论是有意还是无意，未经授权披露PHI都被视为违反HIPAA。

提醒您的员工每次会议，避免通过例行对话避免信息泄露的重要性;在等候区，走廊或电梯中讨论患者信息;妥善处置PHI;信息的访问权限仅限于其工作需要该信息的员工。

感染控制

预防传染病的传播是医疗办公室感染控制的主要目标。众所周知，适当的洗手是预防感染传播的最有效方法。

但是，单独洗手不能完成这项工作。友情提醒将大大有助于确保员工和患者保持安全。

财务目标

任何医疗保健机构的成功取决于医疗办公室财务政策的强度以及办事处在实现其财务目标方面的表现。让工作人员了解办公室的表现有多好或多差，这是继续表现良好或改善的一种方式。

办公室的财务状况对员工同样重要，因为他们知道只要办公室在财务上表现良好，他们就能更安全地感受到自己的工作。