5有效内部控制的组件

内部控制被定义为旨在阻止欺诈，保护公司资源并确保遵守法律法规的流程。内部控制只有在由医疗办公室的具体需求确定，实施，监控和测量以确保其按计划运行时才有效。

医疗办公室必须采取积极主动的方法，通过制定有关内部控制的政策来预防和发现员工的不当行为。通过最小化一定程度的风险，预防和检测在任何内部控制过程中发挥着非常重要的作用。

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招聘实践

雇用最好的医疗办公室工作人员是加强内部控制流程的有效方法。通过彻底预筛选候选人来招聘有能力，值得信赖和可靠的员工，这只是一种良好的商业意识。背景检查和参考检查是清除任何坏苹果和阻止某些人申请工作的简单方法。

虽然以前的雇主不允许提供除就业状况和重新雇佣资格以外的任何信息，但您可以要求申请人提供以前的主管或同事的联系信息，以获取更详细的信息。包括信用检查在内的背景检查还提供有关申请人个人历史的详细信息。

2

职责分离

分离职责使一名雇员无法承担涉及财务处理的多项交易。每当员工必须处理钱时，应该有一个人授权某些交易，另一个人负责处理，另一个人用于核对和记录。这可确保任何人都无法执行任何未被他人检测或审查的任务。

职责分离使得任何数额的资金都很难丢失，无论是在前台还是在医疗办公室的行政级别。当员工知道每个流程都被跟踪和监控时，它会鼓励执行任务的准确性和诚实性。

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文档

每笔金融交易都应该有纸质记录。文档不仅包括编写或记录操作的实践，还包括保留发票和付款汇款等所有财务记录的副本。应让员工知道从不根据口头请求进行交易。

有效文件包括官方医疗办公室表格，信头或发票，必要时应签字授权。支票应始终有发票，退款，汇款或付款过帐也应如此。只接受现金，从未发放现金，除非给予患者变更。现金箱对账也应记录在每个班次的开始和结束时。

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物理和电子保障

使用保险箱，报警系统，摄像头和锁可以帮助医疗办公室保护数据，库存，资产和资金。

1.将所有现金箱，支票和收据簿保存在医疗办公室工作人员有限访问的保险箱内。组合应定期更改。

2.在下班后和非运营日设置警报系统。

3.摄像机可放置在每个入口和出口处，前台并瞄准保险箱。

4.始终将门保持在供应室和/或药房柜门上，并且只允许根据需要进入某些区域。

电子保护措施包括使用密码和仅限授权人员访问。

5

监控操作

如果没有监控操作的方法，任何内部控制过程都将是不完整的。内部控制监控涉及审查日常操作以确保流程正常运行。

1.现金对账

2.帐户或图表审核

3.通过比较报告进行验证

4.定期盘点检查

密切关注所有流程至关重要，但首要的是医疗办公室经理必须：

1.制定规则和目标

2.将它们传达给所有员工

3.定期提供反馈